Un séminaire, une formation ou une conférence se jouent sur les détails : un projecteur qui ne s’allume pas, une coupure d’électricité ou une pause café en retard suffisent à faire perdre du temps à tout le monde. Voici la checklist complète.
La salle
- Capacité adaptée à la disposition : théâtre, salle de classe, tables en U ou tables rondes.
- Accès facile (à Gombe ou près des lieux de travail des participants) et parking.
- Climatisation, lumière du jour, rideaux pour la projection.
- Salle annexe pour les ateliers ou les repas.
Comparez les salles et lieux de réception par commune sur Kin Vitrine.
Le matériel
- Vidéoprojecteur et écran (testez-les la veille), rallonges et multiprises.
- Micros sans fil et sonorisation pour plus de 30 personnes : voir les prestataires en sonorisation.
- Tableau, marqueurs, chevalets de papier.
- Mobilier et matériel supplémentaires : location de matériel.
L’énergie et la connexion
- Groupe électrogène ou onduleur : demandez qui paie le carburant.
- Connexion internet : débit réel, mot de passe, solution de secours (modem 4G).
L’accueil et les pauses
- Liste d’émargement, badges, kit du participant.
- Eau en salle, pauses café, déjeuner : réservez un traiteur habitué aux événements d’entreprise.
- Horaires réalistes, en tenant compte des embouteillages du matin.
Le transport
Pour les intervenants ou les participants venant de loin, prévoyez des véhicules : voir le transport.
Après l’événement
- Questionnaire de satisfaction.
- Envoi des présentations et des photos.
- Bilan du budget pour le prochain séminaire.
